Une série d’ateliers s’organise pour améliorer l’efficacité des conseils d’administration

Dans quatre régions rurales de l’Île

WELLINGTON, Î.-P.-É. – le 22 novembre 2013 – Tous les conseils d’administration communautaire de l’Île – qu’ils gèrent des ligues sportives, des municipalités, des instituts de femmes ou des organismes et groupes communautaires de tous genres – sont invités à participer à une série de trois ateliers de trois heures pour apprendre comment mieux gérer leurs affaires et devenir plus efficaces.

Les trois thèmes abordés pendant ces soirées seront Réunions efficaces, Recrutement et maintien en poste des bénévoles et Responsabilités financières des conseils sans but lucratif. La formatrice sera Paula Gallant de Charlottetown, qui avait livré une première ronde d’ateliers sur les rôles et responsabilités des conseils d’administration.

Verner Smitheram, président des Friends of Covehead and Brackley Bays Inc., signale que quatre membres du conseil d’administration son organisme ont suivi la première série de formations.

« Le contenu nous fut indispensable, car il a permis à notre organisme de développer de façon coordonnée des descriptions de tâches et des politiques complètes pour notre conseil et nos employés, » signale-t-il. « Nous avons maintenant des pratiques administratives bien plus claires puis nous sommes mieux capables de recruter des bénévoles et des employés. Tout cela a amélioré notre crédibilité auprès de la communauté, des bailleurs de fonds provinciaux et nationaux et  d’autres groupes environnementaux. »

M. Smitheram a trouvé que la facilitatrice a vraiment le tour pour faire embarquer ses étudiants dans la matière, pour les encourager d’échanger de points de vue et pour donner des exemples bien pratiques. Son matériel était bien clair, pertinent et courant, puis son style charmant a rendu la classe bien intéressante.

Les ateliers de cette année seront encore offerts en collaboration avec quatre des Centres d’action ruraux de la province en vue de couvrir toutes les grandes régions de l’Île. Le centre d’Alberton s’occupera des ateliers de la portion ouest de l’Île (janvier), le centre à Central Bedeque prendra la charge de la partie centrale de l’Île (janvier/février) et le centre à Montague gérera les ateliers à l’est (mars). Le centre à Wellington s’occupera de livrer les mêmes ateliers en français à la population francophone de la province  (février).

« Nous sommes très contents d’avoir été demandés de gérer la livraison de ces ateliers cette année, » signale Bonnie Gallant, directrice générale de RDÉE Île-du-Prince-Édouard, le conseil de développement économique francophone provincial. « Une portion de notre mandat est justement d’appuyer les organismes communautaires pour qu’ils puissent devenir plus efficaces et productifs afin qu’ils puissent mieux contribuer au développement de leur communauté. »

LES ATELIERS

Voici une description brève des séances:

  • RÉUNIONS EFFICACES : Certains conseils trouvent que leurs réunions durent trop longtemps, n’ont pas d’objectifs précis et n’obtiennent pas assez de résultats. Lors de l’atelier, les participants apprendront comment se préparer pour une réunion, identifier ses objectifs et préparer l’ordre du jour; animer des discussions efficaces lors d’une réunion; prendre des décisions judicieuses en s’appuyant sur la mission de l’organisme; assurer la bonne tenue des dossiers; déterminer les prochaines étapes et effectuer des suivis; assurer que les participants soient bien préparés, présents et prêts à participer; promouvoir le travail d’équipe; et faire appel à des règles de base.
  • RECRUTEMENT ET MAINTIEN EN POSTE DES BÉNÉVOLES : Le bénévolat est extrêmement important pour la réussite des organismes communautaires, surtout ceux qui fonctionnent avec un budget limité ou qui ont peu ou pas d’employés. Il est parfois difficile pour certains organismes de recruter de nouveaux bénévoles. Les participants apprendront donc comment attirer les bonnes personnes à siéger au conseil; identifier les désirs et besoins d’un conseil; cibler les efforts de recrutement; mettre au point des messages de recrutement; planifier la relève; trouver de nouveaux bénévoles; élaborer un processus pour le recrutement et l’orientation des nouveaux membres; et motiver les membres actuels.
  • RESPONSABILITÉS FINANCIÈRES DES CONSEILS SANS BUT LUCRATIF : Il est critique pour les conseils de comprendre leurs responsabilités financières surtout parce que les bailleurs de fonds exigent des mesures strictes pour prévenir la mauvaise gestion de fonds. Les conseillers doivent absolument comprendre les concepts techniques présentés dans les bilans financiers et les budgets; il est aussi important pour les conseillers de ne pas faire de la micro gestion ni d’ignorer complètement les dossiers financiers. Les participants en apprendront au sujet des rôles et responsabilités du trésorier, du conseil et des employés; des politiques de gestion financière; de la gouvernance et la gestion financière; le reportage et les audits; la planification des résultats et les suivis; et les indicateurs financiers principaux.

Même si les cours seront offerts dans la nouvelle année, il est important de s’y inscrire au plus tard le 20 décembre pour que les organisateurs puissent réserver des locaux appropriés pour le nombre d’inscriptions dans chaque région. Il est recommandé que deux représentants de chaque organisme ou groupe s’inscrivent. Le frais d’inscription est de 60 $ par organisme pour la série entière d’ateliers (n’importe le nombre de représentants). Les ateliers débuteront chaque soir à 18 h.

Pour s’inscrire aux ateliers ou pour obtenir de plus amples détails sur les dates et lieux dans la région ouest, il faut communiquer avec Barb MacDonald au (902) 853-3616 ou à barb.macdonald@cbdc.ca; pour la région centrale, il faut contacter Christine Warren au (902) 887-3400 ou à cwarren@centralpei.ca; et pour la région est, il faut rejoindre Kristine Vandenberghe au (902) 838-4030 ou à kristine.vandenberghe@cbdc.ca. Tous ceux voulant suivre la formation en français sont priés de contacter Jeannine Arsenault au (902) 854-2328, poste 228, ou jeannine@rdeeipe.org.

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BAS DE PHOTO : Verner Smitheram, assis, et Justin Walsh, respectivement président et coordonnateur des Friends of Covehead and Brackley Bays Inc., examinent le matériel des ateliers pour conseils d’administration qu’ils ont suivi l’an dernier. Grâce à ces formations, ils ont réussi à bien organiser leurs affaires internes. On les voit avec la formatrice Paula Gallant, à la droite, et Bonnie Gallant, directrice générale de RDÉE Île-du-Prince-Édouard, l’organise qui coordonne la livraison des ateliers de cette année.

Pour de plus amples renseignements:

Bonnie Gallant
Directrice générale
RDÉE Île-du-Prince-Édouard inc.
(902) 854-3439, poste 232
Bonnie@rdeeipe.org