Appel d’offres pour consultant pour plan de transition pour services en immigration

RDÉE Île-du-Prince-Édouard lance un appel d’offres pour un consultant pour l’élaboration de la planification afin développer un plan de transition pour regrouper tous les services en immigration francophone sous un seul organisme. La date limite pour la réception des propositions est le jeudi 20 décembre à 15 h.

(L’utilisation du masculin dans ce document n’a que pour unique but d’alléger le texte et désigne autant les femmes que les hommes.)

OBJECTIF DE CET OFFRE

Par le présent appel d’offres, le RDÉE IPE souhaite recevoir des propositions de consultants qualifiés pour :
• élaborer un plan de transition pour que ses services d’immigration soient transférés à la Coopérative d’intégration francophone de l’Île-du-Prince-Édouard,
• développer des outils de travail/fonctionnement pour la CIF dans son rôle modifié,
• développer une demande du financement majeur pour l’ IRCC afin de répondre à l’appel d’offre de services de 2019 pour le financement de 3 à 5 ans à partir de 2021 (l’entente du financement courante prend fin le 31 mars 2020),
• développer un cas d’affaires générique à être utiliser avec plusieurs bailleurs de fonds.

Le consultant idéal aura de l’expérience en planification, gestion et opérations d’organisme communautaire à but non lucratif œuvrant au palier provincial. Il aura de l’expertise en matière de la participation des parties prenantes et des acteurs clés dans le domaine d’immigration fédérale, régional et à l’Île-du-Prince-Édouard. Il sera un excellent communicateur et saura écrire avec clarté et concision.

ÉCHÉANCIER

Le plan de transition et un plan d’accompagnement doit être complété dans une période de 6 semaines. Une version finale du plan de transition devra être présentée au conseil d’administration de la CIF ainsi qu’au RDÉE ÎPÉ au plus tard le 31 janvier 2019. La demande de fonds majeure doit être déposée selon l’échéance d’IRCC qui sera annoncé au mois de février 2019. Le cas d’affaires pourrait y suivre et les outils peuvent être développés après le plan de transition et d’accompagnement. L’échéance de 12 à 14 mois et une description de genre de suivis/accompagnement doit être élaboré au sein du plan de transition.

DESCRIPTION DES ORGANISMES

RDÉE Île-du-Prince-Édouard Inc. est le conseil de développement économique provincial francophone de l’Île-du-Prince-Édouard au Canada. Son siège social est situé à Wellington, dans le Centre d’affaires communautaire; il a un aussi un bureau satellite dans le Carrefour de l’Isle-Saint-Jean à Charlottetown.

Sa mission est « de contribuer activement au développement économique communautaire et entrepreneurial et à la création d’emplois au sein de la communauté acadienne et francophone de l’Île-du-Prince-Édouard, tout en collaborant à l’épanouissement économique de la province. »

Le RDÉE, qui existe depuis l’année 2000, a d’abord fonctionné comme programme de la Société de développement de la Baie acadienne. En mars 2010, il fut officiellement et indépendamment incorporé en tant qu’organisme à but non lucratif.
http://www.rdeeipe.net/wp-content/uploads/2011/02/RDEE_membre_web_fr.jpg

RDÉE Île-du-Prince-Édouard fait partie intégrante du réseau national de développement économique et d’employabilité nommé RDÉE Canada. Toutes les provinces et territoires du pays (sauf le Québec) sont munies d’un tel réseau, qui appuie le développement économique de la francophonie canadienne en situation minoritaire.

Les services de RDEE ÎPE sont les suivants :

A) SERVICES D’APPUI AU DÉVELOPPEMENT ÉCONOMIQUE COMMUNAUTAIRE (DEC) ET COOPÉRATIF
• Études
• Planification
• Mobilisation et prise en charge
• Mise en oeuvre
• Promotion
• Évaluation

B) SERVICE D’APPUI AUX DÉVELOPPEMENT ENTREPRENEURIAL
• Références
• Réseautage/apprentissage

La CIF est un organisme à but non lucratif qui offre à la communauté acadienne et francophone de la province de l’Île-du-Prince-Édouard mécanisme essentiel de développement de la croissance de la population d’expression française à l’Île-du- Prince-Édouard. La CIF exploite sa mission avec la collaboration de ses partenaires, en intégrant les acadiens ayant perdu l’usage du français et insulaires francophiles à la communauté acadienne et francophone. Elle s’occupe du recrutement, l’accueil et l’intégration des nouveaux arrivants afin d’assurer leur rétention à la province.
La CIF vise à atteindre les objectifs suivants:

a) Augmenter les effectifs démographiques francophones et francophiles de l’Île-du- Prince-Édouard;

b) Assurer l’intégration sociale, culturelle, économique et éducationnelle des nouveaux arrivants d’expression française; à l’Île-du-Prince-Édouard, notamment en assurant leur accès aux services et aux programmes nécessaires;

c) Sensibiliser la population d’accueil aux bienfaits et de l’importance de la diversité culturelle et de l’immigration francophone

MISE EN CONTEXTE

Le RDÉE IPÉ et la CIF sont financés afin de livrer les services d’établissement et d’employabilité pour Immigration Refugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) pour les résidents permanents. La CIF reçoit du financement également pour offrir des services aux nouveaux arrivants qui ne sont pas des résidents permanents. La province finance également le RDÉE pour 10 stages de travail rémunérés pour des nouveaux arrivants (permanents et non-permanents) et pour la formation linguistique.

L’IRCC permet au RDÉE d’offrir certains services aux résidents non-permanents, tel que la participation aux ateliers ou aux séances de formation si ces activités sont offertes d’abord pour répondre aux besoins réels des résidents permanents.

Le fait que tous les services aux nouveaux arrivants francophones sont présentement offerts par deux organismes crée des défis, tels que :

• une confusion de la part du client pour savoir comment par qui les services sont offerts,
• une équipe d’employés qui doit systématiquement travailler ensemble au quotidien et qui sont supervisés par deux différentes directions,
• un partage de coûts par les deux organismes qui ne sont pas toujours compris ou soutenus par les bailleurs de fonds.

En 2015, la CIF et le RDÉE ont développé une marque de commerce, CANA afin de promouvoir le concept d’un guichet unique et d’éliminer la confusion de la part du client. Ce développement ne règle pas les problèmes engendrés par le fonctionnement de deux organismes ayant des outils de communications séparés, des politiques de gestion internes différentes et deux conseils d’administration différents.

Après consultation avec les bailleurs de fonds principaux, les deux conseils d’administration et des employés des deux organismes, il a été convenu que les deux organismes travailleront ensemble afin de livrer les services en immigration en matière d’établissement, d’employabilité, d’entrepreneurship, et du recrutement sous l’égide d’un organisme.

En vue d’assurer la participation de ce nouvel organisme à la grande table nationale en matière d’immigration économique, un dossier véhiculé par la grande majorité des RDÉE au Canada, le RDÉE ÎPE prévoit le développement d’une entente avec le nouvel organisme. Ce modèle a été utilisé avec un RDÉE des Territoires du Nord-Ouest du Canada.

MANDAT DU CONSULTANT

La CIF est à la recherche d’un consultant pour développer une planification de transition qui servira de guide pour les prochains 14 mois, c’est-à-dire jusqu’au 31 mars 2020 lorsque les ententes de financement des deux organismes avec l’IRCC prennent fin.
Le plan de transition doit inclure, mais n’est pas limité aux thèmes suivants :

1. Une analyse des statuts et règlement des deux organismes, de leurs mandats et leur fonctionnement, et ceci en contexte de leurs partenariats et projets au sein de la communauté acadienne et francophone de l’Île et sur le plan régional et national. Cette analyse doit aboutir à des recommandations pour le nouvel organisme.
2. Un plan de transition spécifique et détaillé en matière de ressources humaines y inclut des profils de compétences et des descriptions de poste pour le nouvel organisme, un guide de conditions de travail ainsi qu’un code déontologie et une échelle salariale.
3. Un guide de procédures et politiques selon les normes/meilleures pratiques en services d’établissement, d’employabilité et d’entrepreneurship pour guider l’organisation et l’offre de services de nouvel organisme.
4. Un plan d’accompagnement pour la transition.
5. Un organigramme et un plan des installations du bureau et de l’infrastructure technologique pour les employés.
6. Des recommandations pour un nom et/ou marque pour le nouvel organisme ainsi qu’un visuel corporatif.

En 2019, les nouvelles demandes de financement soit de 3 à 5 ans seront annoncées. Le consultant sera demandé de préparer une demande de financement de 3 à 5 ans pour IRCC pour tous les services financés par IRCC sous le nom de la nouvelle entité.

La province, quant à elle, finance les initiatives de RDÉE et de la CIF de façon annuelle. Cependant, il serait peut-être possible de soumettre une demande de financement multi-annuelle.

La(les) demande(s) du financement préparée(s) par le consultant doit inclure les éléments suivants :
1. Un modèle d’offre de services qui incluent tous les services regroupés selon la structure et le fonctionnement de la nouvelle entité,
2. Une demande de financement préparée selon les exigences et priorités d’IRCC et alignée avec les buts et objectifs de la nouvelle entité,
3. Un cas d’affaires à utiliser avec d’autres bailleurs de fonds qui peuvent financer certains éléments identifiés pour le nouvel organisme et qui ne sont pas financés par IRCC (ex. IIDI, Patrimoine Canadien, Affaires Francophones et Acadiennes, Ministère responsable du développement des communautés et du développement rural et du développement économique de la province, SAIC).

QUALIFICATIONS

Pour mener à bien ce projet, le consultant retenu devra avoir les qualifications suivantes :
• des connaissances et de l’expérience dans la collecte et l’analyse de données;
• des connaissances et de l’expérience avec les exercices de planification et gestion des organismes à but-non lucratif;
• une bonne connaissance et compréhension des enjeux de la communauté acadienne et francophone insulaire et de l’expression française ainsi qu’une bonne connaissance et compréhension des enjeux et de l’infrastructure communautaire régionale et nationale en matière d’immigration et des services d’établissement;
• une bonne connaissance des différents organismes et intervenants en immigration en Atlantique et au Canada de plus qu’une bonne compréhension des principaux enjeux;
• l’expérience dans l’élaboration des plans opérationnels et du fondement/ réalignement des organismes.

PRODUITS À LIVRER

Les produits suivants seront livrés par le consultant :

1. Une demande du financement de 3 à 5 ans pour l’IRCC pour les années 2020 à 2025, abordant les sujets susmentionnés et tous autres qui pourront avoir été identifié lors des discussions avec des responsables du projet.
2. Un plan de transition de 14 mois – de février 2019 au 31 mars 2020 qui inclut un plan d’accompagnement par le consultant.
3. Les outils organisationnels pour accompagner la transition, tels que décrit dans la description du plan de transition.
4. La présentation aux responsables du projet (deux directions), deux conseils d’administration et au personnel.
5. Deux points de contrôles : 1 mois et 3 mois.

ÉCHÉANCIER DE TRAVAIL

Le travail devra commencer au début du mois de janvier 2019 et la version finale de tous les rapports devra être remise au selon la description du plan de transition et les demandes de financement.

BUDGET

Maximum de 15 000$ incluant frais de déplacements et matériel.

SOUMISSION

Consignes pour déposer les offres:
Les soumissions doivent être envoyées à l’attention de BONNIE GALLANT, Directrice générale de RDEE IPE au plus tard le 20 décembre à 15 h par courriel au bonnie@rdeeipe.org.

Éléments à inclure dans les offres :
Les offres doivent contenir les renseignements et éléments suivants :
1. Lettre de présentation, incluant le nom du consultant, son adresse et une personne contact désignée.
2. La proposition devra comprendre un budget détaillé, taxes incluses :
• Estimé du nombre d’heures/jours
• Préparation, production et dépôt de rapports
• Voyage et autres coûts remboursables
• Énoncé du coût total prévu
3. Échéancier pour la réalisation du travail et plan de travail
a. Fournir une description détaillée de l’approche proposée et des échéanciers de travail.
4. Deux (2) références consécutives à la réalisation de travaux similaires
5. Produits. Dans un texte narratif, décrire le travail que vous proposez et pourquoi vous êtes d’avis que votre approche contribuera à l’avancement des objectifs du projet de transition.

NORMES D’ÉVALUATION

Les offres reçues seront évaluées par les directions de la CIF et du RDÉE ainsi qu’un membre de chacun des conseils. Les propositions seront évaluées selon les critères suivants :

• Degré de compréhension des exigences du travail telles que présentées dans la proposition (35 %);
• Expérience reconnue (35 %)
• Connaissance du milieu francophone et d’immigration communautaire et économique et de ses enjeux (20 %);
• Montant de la proposition en relation avec le travail proposé (10 %)

ADJUDICATION DU CONTRAT

Le contrat sera adjugé au mérite. Le RDÉE se réserve le droit d’accepter ou de refuser toute proposition et le contrat ne sera pas nécessairement accordé au moins-disant.

COÛT DU DÉVELOPPEMENT D’UNE OFFRE PAR LES CANDIDATS

Les coûts pour l’élaboration d’une offre en réponse au présent appel seront assumés entièrement par les consultants candidats; aucun frais ne sera imputable à la CIF ou au RDÉE d’aucune façon.