Mandat général

Le Comité d’audit et finances exerce un rôle de vigie sur les opérations financières du RDÉE Île-du-Prince-Édouard afin de renforcer la confiance des membres du conseil d’administration en matière de questions financières. À cette fin, le Comité développe des politiques et procédures reliées aux pratiques de gestion financière du RDÉE, émet des opinions sur sa santé financière et formule des recommandations pour l’amélioration de la gestion financière. Il est le lien entre le Conseil d’administration et les vérificateurs. De plus, il propose au CA l’approbation du budget opérationnel du RDÉE.

Fonction

• Dans le but de maintenir l’indépendance des membres du Comité dans son rôle de vigie sur la conduite des affaires financières du RDÉE Î.-P.-É., le Comité d’audit et de finances se rapporte au Conseil d’administration et lui fait des suggestions ou recommandations. Ce Comité est un comité permanent.
• Le Comité se compose du trésorier du Conseil d’administration (qui assume ordinairement la présidence) et deux autres membres provenant de préférence du Conseil d’administration. Si un nombre insuffisant de personnes au sein du Conseil détiennent les compétences requises, le Comité pourra recruter des membres de l’extérieur du Conseil.
• Au besoin, le Comité pourra inviter des employés, d’autres conseillers, des experts en finances ou des personnes de l’extérieur à assister à certaines de ses rencontres, soit à titre d’observateurs ou pour offrir des conseils ou suggestions.
• Le président du Conseil d’administration aura le droit d’assister à toutes les réunions du Comité, à titre de membre d’office.
• Les membres du Comité se réunissent au moins quatre fois par année, préférablement avant chacune des rencontres du Conseil d’administration.
• Le président du comité fixera l’horaire, le lieu et l’ordre du jour des rencontres.
• Un membre du comité préparera un procès-verbal des réunions.

Critères de sélection

Il est préférable que les membres du Comité détiennent une expérience en finance, vérification et gestion financière ainsi qu’en développement de politiques et procédures.

Durée du mandat

Les membres sont nommés par le Conseil d’administration pour une durée de deux ans.

Mandats spécifiques du Comité d’audit et de finances

A) États financiers annuels vérifiés

Le Comité examine les états financiers vérifiés et les recommandations émises par les vérificateurs en prévision de leur adoption par le Conseil d’administration.
Il commente les mesures prises par la direction en regard des recommandations des vérificateurs externes et propose, s’il y a lieu, des mesures correctives au Conseil.
Il fait également des recommandations au Conseil au sujet de la reconduction du mandat des vérificateurs externes.
Au besoin, le Comité rencontre les vérificateurs suite à l’AGA pour reconduire et préciser le mandat de vérification.
Le Comité revoit les rapports de vérification et les recommandations des bailleurs de fonds.

B) Budget annuel et rapports financiers

Le Comité formule des recommandations au Conseil en vue de l’adoption du budget opérationnel annuel.
Les états financiers internes sont présentés à chaque réunion du Conseil (Les rapports financiers devront être terminés au plus tard le 30 de chaque mois suivant.)

C) Procédures et politiques

Le Comité développe et révise les politiques et procédures du RDÉE ÎPÉ à incidence financière (incluant les pratiques comptables) et émet ses recommandations au Conseil.
Le Comité fait rapport au conseil d’administration de chacune des réunions du Comité.
Le Comité tient un procès-verbal écrit de ses réunions.
Il révise périodiquement un échantillonnage des dépenses faites, et ce en relation avec le budget et les politiques et procédures financières.

D) Contrôle interne

Le comité effectue la vérification de l’application des procédures à l’égard des contrôles internes des éléments suivants :

• PV du Conseil
• États financiers internes
• Tenue de livres
• Comptes clients
• Revenus
• Dépenses
• Gestion de l’encaisse
• Réclamation des dépenses
• Cartes de crédit
• Imputation des frais d’administration aux projets
• Salaires et avantages sociaux
• Contractuels
• Avances
• Honoraires des administrateurs